Ihr Weg zum papierlosen Büro
Das digitale Archiv
Mehr als nur eine Dokumentensammlung
Digitales Archivieren von E-Mails,
Das digitale Archiv
Als elektronische oder digitale Archivierung bezeichnet man das Speichern von Informationen auf elektronischen Speichermedien. Damit dies im Unternehmen strukturiert und sicher erfolgen kann, wird ein digitales Archivsystem benötigt. Jedoch können digitale Archive oftmals viel mehr leisten als nur das revisionssichere Ablegen von Dokumenten. Dieses Potenzial bleibt jedoch oftmals ungenutzt.
Intelligente Dokumenten Workflows können die Prozesse in einem Unternehmen digital abbilden - Dokumente werden automatisiert gelenkt und Informationen stehen für verantwortliche Mitarbeiter jederzeit und von überall aus zur Verfügung.
Jedoch stehen Unternehmen bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems - kurz DMS - mit integrierten Dokumenten Workflows oft vor der Frage "Wo fange ich an?". Aber auch hier gilt das Sprichwort Rom wurde nicht an einem Tag erbaut. Wir begleiten Sie bei der Erfassung Ihrer Prozesse, richten die nötigen Schnittstellen ein und erstellen effiziente Workflows - genau darauf haben wir uns spezialisiert.
Schneller Arbeiten und Ressourcen sparen
Vorteile digitaler Archivierung
Durch die zunehmende Digitalisierung etabliert sich die elektronische Archivierung von Dokumenten, Belegen oder E-Mails immer mehr. Viele kleine und mittelständige Unternehmen hadern jedoch noch immer mit der digitalen Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse - sei es aus Angst vor dem vermeintlich großen Aufwand, den hohen Kosten oder dem falschen Umgang mit gesetzlichen Vorgaben. Dabei ist die Umsetzung eines digitalen Archivs gar nicht so schwer und die Vorteile des papierlosen Arbeitens überwiegen klar. Wir zeigen Ihnen wie und wo Sie anfangen können und was Sie bei der Einführung eins digitalen Archivs beachten sollten.
Revisionssicher & GoBD-konform
Zugriff von überall
Sparen Sie Ressourcen
Arbeiten Sie schneller
Die Wissensdatenbank
Digitale Archivsysteme sind mehr als bloß eine Ablage für digitale Dokumente und Belege. Natürlich ist das Sammeln, Ablegen und Bereitstellen von Informationen jeglicher Art eine Hauptaufgabe der digitalen Archivierung, welche die Grundlage für eine unternehmenseigene Wissensdatenbank bildet.
Durch das systematische und zentralisierte Sammeln aller Unternehmensinformationen, steht allen berechtigten Mitarbeitern der gleiche Informationsstand zur Verfügung. Das schafft Transparenz und minimiert Fehler in der Informationskette. Das schnelle Auffinden von Daten sorgt zudem für beschleunigte Arbeitsprozesse. Durch den strukturierten Aufbau der Wissensdatenbank ist ein zügiges Einarbeiten neuer Mitarbeiter sowie der Wechsel von Mitarbeitern in andere Geschäftsbereiche im Handumdrehen möglich - alle Informationen stehen unmittelbar zur Verfügung.
Digitale Archive intelligent gestalten durch
Effiziente Workflows
Seit einigen Jahren haben sich digitale Archivsysteme am Markt etabliert und die Papierfluten vieler Unternehmen beseitigt. Jedoch können digitale Archive heutzutage viel mehr leisten als das revisionssichere Ablegen von Dokumenten - großes Potenzial, welches noch weitgehend ungenutzt bleibt. Durch eine intelligente Vernetzung kann es als zentrales Nervensystem eines Unternehmens dienen und für zahlreiche Zwecke zum Informationsaustausch genutzt werden. Die Schwierigkeit besteht darin, die nötigen Schnittstellen einzurichten und effiziente Workflows zu erstellen. Genau darauf haben wir uns spezialisiert.
Intelligente Vernetzung
Aufgrund der Unabhängigkeit unseres Archivsystems [accantum] können wir einen Austausch von Informationen zu fast allen datenerzeugenden Systemen schaffen. Ein cloudbasierendes Archiv ist dabei ebenso realisierbar wie eine On-Premise-Installation vor Ort.
Verbesserter Workflow
Grundvoraussetzung für effizientes Arbeiten mit einem digitalen Archiv ist die Übersetzung und Übernahme bestehender Abläufe und Prozesse in digitale Workflows. Um diese zu entwickeln braucht es nicht nur technisches Know-How, sondern auch Kreativität und Einfühlungsvermögen.
Teilen von Informationen
Sammeln Sie Unternehmenswissen und machen Sie es verfügbar - unabhängig vom Wissen einzelner. So werden Sie den heutigen Anforderungen des Marktes gerecht und erarbeiten sich Wettbewerbsvorteile.
Wir recherchieren. Wir testen. Wir selektieren.
Unsere Partner
Die Produkte unserer Partner werden von uns nicht nur vertrieben, sondern sind auch bei uns im produktiven Einsatz, was uns fundierte Kenntnisse über Funktionalität und Möglichkeiten der einzelnen Produkte gewährt. Außerdem können Sie bei uns diese Produkte im Livebetrieb erleben und profitieren von einem kompetenten Support, der sich bis ins Detail auskennt.
Seit 2006 vertrauen wir für Datenmanagementsysteme (DMS) und Workflowmanagementsysteme (WMS) auf unseren Partner [accantum]. Der Softwarehersteller aus Rosenheim entwickelt sich momentan zu einem der führenden Unternehmen für digitale Archive & Workflowsysteme.
Für Mailarchivierung setzen wir auf die flexible und bewährte Lösung REDDOXX. Dabei steht nicht nur die automatisierte Abspeicherung von E-Mails im Vordergrund, sondern auch die gezielte Entsorgung von Spam und Viren sowie die DSGVO-konforme Speicherung von personenbezogenen Daten.
Dokumentenmanagement noch einfacher
Archive Cube
Der Archive Cube ist die bewährte [accantum]-Dokumenten- und Archivlösung als kompaktes, vorkonfiguriertes StandAlone System.
Der Archive Cube ist mit leistungsstarker Hardware ausgestattet und im ansprechenden Design konzipiert.
Für die Inbetriebnahme ist keine zusätzliche Hard- oder Software nötig. Durch die vollständig vorinstallierte Software und die einfache Konfiguration über ein Webinterface ist es möglich, das komplette DMS/Archivsystem ohne spezielle IT-Kenntnisse lauffähig zu installieren.
Die Schritte zum digitalen Archiv
Analyse
- Bestandsaufnahme & Analyse vorhandener Prozesse im Unternehmen
- Ermittlung individueller Anforderungen
- Professionelle Beratung
Implementierung
- Installation & Konfiguration
- Schulung & Betreuung des Systems
- Optimierung von Dokumentenprozessen
Inbetriebnahme
- Testphase zum Aufdecken von Schwierigkeiten in der Praxis
- Freigabe einzelner Workflows
- Zuverlässiger Support bei Fragen & Problemen
Revisionssichere Archivierung
Revisionssicheres elektronisches oder digitales Archivieren heißt, dass alle Handels- und steuerrechtlich relevanten Dokumente eines Unternehmens auf digitalen Datenträgern systematisch, unverändert und nachhaltig gespeichert werden. Der Verband Organisations- und Informationssysteme e.V.(VOI) hat die Grundsätze der revisionssicheren Archivierung in 10 Merksätzen zusammengefasst.
#1
Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden
#2
Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
#3
Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren
#4
Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden
#5
Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden
#6
Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können
#7
Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d. h. aus dem Archiv gelöscht werden
#8
Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden
#9
Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden
#10
Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein
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Ein Back-up am Morgen vertreibt Kummer und Sorgen
IT
22.11.2022
Ein Back-up am Morgen vertreibt Kummer und Sorgen
Insolvenz durch Stromausfall?
Ein Stromausfall kann jederzeit aus vielerlei Gründen ein Unternehmen treffen. Ihre IT sollte darauf vorbereitet sein, denn wenn Server ungeplant, mitten im laufenden Betrieb unkontrolliert abgeschalten werden, können die Folgen gravierend sein - vor allem, wenn man keine aktuelle Datensicherung durch ein Back-up hat.
Dies musste jüngst auch ein osnabrücker Küchenhersteller schmerzlich feststellen: Durch einen regionalen Stromaufall fielen bedeutende Teile des Serversystems aus, was einen großen Datenverlust zur Folge hatte. Laut Prüfung von IT-Experten sei ein kurzfristiger Wiederaufbau der Daten, welche essenziell für die Auftragsbearbeitung sind, nicht möglich. Daraufhin musste das Traditionsunternehmen Insolvenz anmelden - ein Back-up hätte dies möglicherweise verhindern können.
Dies musste jüngst auch ein osnabrücker Küchenhersteller schmerzlich feststellen: Durch einen regionalen Stromaufall fielen bedeutende Teile des Serversystems aus, was einen großen Datenverlust zur Folge hatte. Laut Prüfung von IT-Experten sei ein kurzfristiger Wiederaufbau der Daten, welche essenziell für die Auftragsbearbeitung sind, nicht möglich. Daraufhin musste das Traditionsunternehmen Insolvenz anmelden - ein Back-up hätte dies möglicherweise verhindern können.
Quelle: https://www.moebelmarkt.de/beitrag/rational-einbauk%C3%BCchen-solutions-in-der-insolvenz
Diese Geschehnisse machen deutlich, wie wichtig die Datensicherung als Vorsorgemaßnahme für Ihr Unternehmen ist - heute ist ein guter Tag, um ein Back-up zu machen.
Was ist ein Back-up?
Ein Back-up ist eine separat erstellte Sicherheitskopie eines Datenstandes, die der Sicherung und Rettung von wichtigen Dokumenten bei Ausfällen dient. So kann der Arbeitsstand zum Zeitpunkt der letzten Speicherung wiederhergestellt werden - vorausgesetzt die Sicherung wird vollständig und regelmäßig durchgeführt. Das ermöglicht die schnelle Wiederaufnahme der Tätigkeit und verhindert den Verlust von Ressourcen.br>
Sie haben erst kürzlich ein Back-up gemacht und wähnen sich deshalb in Sicherheit? - Prüfen Sie Ihre Datensicherung.
Wenn Sie nur eine der folgenden Fragen nicht zufriedenstellend beantworten können, ist die Sicherheit Ihrer Daten nicht gewährleistet.
Gibt es ein Datensicherungskonzept?
Welche Daten werden gesichert?
Wann wurde die letzte Rücksicherung Ihres Back-ups eingespielt und getestet?
Gibt es einen Verantwortlichen für Ihre Datensicherung?
Gibt es einen Plan, wann welche Daten gesichert/ Back-ups durchgeführt werden?
Gibt es ein Schema der Datenrücksicherung, welches zyklisch aktualisiert und getestet wird?
Gibt es eine auslagerungsfähige Sicherung? Wenn ja, wird diese an einem entsprechend geschützten Ort aufbewahrt?
Haben Sie heute schon Ihre Daten gesichert? - Wir beraten Sie gern.
Sie interessieren sich für die digitale Archivierung?
Vereinbaren Sie einen Demotermin mit unserem Fachpersonal.
Wir beraten Sie gern!